ROOM DIVISION

Rooms Division merupakan sebuah divisi di hotel yang terdiri gabungan departemen dan fungsi yang memiliki peran penting dan bertanggung jawab terhadap penyediaan dan pemesanan kamar berikut memberikan pelayanan jasa kebersihan, perawatan dan pemeliharaan kamar serta area-area umum di hotel, termasuk penyediaan pencucian pakaian tamu serta pencucian, kecuali kitchen.

Room Division ada dua bagian departemen, sebagai berikut :

1. Front Office Departement

2. Housekeeping Departement

Front office yang bertanggung jawab terhadap penyediaan dan pemesanan kamar tamu memiliki penampilan pakaian seragam kerja (uniform) yang lebih rapi dengan dasi dan jas yang dikenakan oleh Staff Front office, sedangkan Staff Housekeeping hanya memiliki penampilan pakaian seragam yang biasa-biasa saja, seperti baju lengan pendek dengan celana panjang yang di beberapa hotel menambahinya dengan "aksesoris" garis vertical memanjang di sisi kanan kiri celana panjangnya.

Pemilihan pakaian seragam tersebut sebenarnya bukan tanpa alasan. Staff Front office setiap hari akan bertemu dengan tamu, baik yang datang untuk check in atau menginap, memesan kamar atau keperluan lain, dan juga datang untuk meninggalkan hotel atau check out. Pakaian di Front office yang dipilih secara tepat agar memberikan image atau kesan dan pandangan yang baik di mata tamu-tamu tidak hanya terhadap Staff atau departemen itu sendiri, namun juga terhadap hotel tersebut.

Sedangkan untuk Housekeeping harus dipilih yang sesuai dengan suasana kerja dan beban kerja yang dilakukannya. Mengenakan pakaian seragam yang sepraktis mungkin serta senyaman mungkin merupakan hal yang diperhatikan untuk Housekeeping, mengingat tugas Housekeeping yang hampir selalu berada di lapangan, seperti tugas pembersihan dan perawatan area dibanding kerja administrasi. Seorang Room Attendant atau Public area Attendant tidak mungkin mengenakan dasi atau jas dalam melakukan tugasnya sehari-hari.

Hal lain yang perlu dipahami mengenai Housekeeping adalah bahwa departemen ini merupakan bagian yang memegang peranan yang sangat penting atas kelancaran operasional di setiap hotel. Apalagi tanggung jawabnya yang luas itu tidak hanya untuk pelayanan dan kepuasan tamu, namun juga untuk kepentingan departemen lain dan juga untuk manajemen.

Tidak ada satu departemenpun yang dapat menjalankan fungsi dan tugasnya dengan lancar tanpa mendapat pelayanan dari Housekeeping Department. Semua department tentu sangat memerlukan bantuan Housekeeping Department saat mereka akan menjalankan tugasnya. Seperti banquet, restaurant,front office, sales dan lain-lain.

Berikut Struktur Organisasi Front Office :

Jika dilihat dari struktur organisasi diatas bahwa pimpinan tertinggi

dibagian ini adalah Front Office Manager yang membawahi para

manager, Chief atau Chef. Adapun petugas bawahannya adalah

Executive Lounge Assistant, Guest Relation Supervisor , Front Desk

Supervisor, Reservation Agent, Business Service, Bell Captain, Airport

Representative, Guest Relation Officer(GRO), Telephone Operator, Front

Desk Agent (FDA), Reservation Agent, Doorman/doorgirl, Bellman.Berikut

ini adalah deskripsi pekerjaan di bagian kantor depan:

1. Deskripsi pekerjaan Front Office Manager

Area kerja : front office area, executive floor, business center

Ringkasan pekerjaan: menciptakan kepuasan tamu dan memberi

kesan positif bagi tamu di area kerjanya

Melapor kepada: General Manager

Staf bawahan: semua staff front office

Tugas pokok:

a. Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan

front office.

b. Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem

komputer hotel, etika menerima telepon dan standard operasional

yang ada di hotel.

c. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran

tentang harga kamar

d. Menyambut tamu VIP

e. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh

bawahannya

f. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian

maupun untung/rugi di bagian kantor depan

g. Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan

peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan.

h. Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi

dengan memberikan penghargaan

i. Membuat budget tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan

hotel secara harian dari sisi pendapatan, rata-rata harga kamar

2. Deskripsi pekerjaan Assistant Front Office Manager

Area kerja: front office, executive floor, business center.

Ringkasan pekerjaan: membantu kelancaran tugas di front office dan

menggantikan front office manager ketika berhalangan dan

mengkordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaannya

nya

Atasan langsung: Front Office Manager

Staff bawahan: Duty Manager, FO Supervisor, Supervisor level lainnya

di departemen Front Office

Tugas pokok:

a. Membantu pekerjaan Front Office Manager dalam hal kontrol dan

administrasi.

b. Membuat jadual kerja Duty Manager,Receptionist, Telephone

Operator, GRO dan concierge.

c. Memantau operasional di front office

d. Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan

concierge.

e. Memimpin briefing pada waktu shift malam

f. Terjun ke operasional hotel pada saat ramai tamu

g. Menghadiri briefing pagi manajemen hotel, mewakili Front Office

Manager jika berhalangan hadir.

h. Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.

3. Deskripsi pekerjaan Duty Manager

Area kerja: front office dan seluruh hotel yang ada hubungannya

dengan tamu di hotel.

Ringkasan pekerjaan: mendukung pekerjaan operasional kantor depan

secara menyeluruh dan mengontrol operasional lintas departemen

untuk shift tertentu.

Atasan langsung: Front Office Manager

Staff bawahan: Front Office Supervisor, Front Office Staff, Guest

Relation Officer,

Concierge, Business Center Secretary.

Tugas pokok:

a. Membantu tugas Front Office Manager dan Asssistant FOM dalam

melakukan tugas operasional di front office.

b. Mendukung kelancaran proses check-in dan check-out di front

office.

c. Menangani kesulitan tamu dan staff di front desk

d. Mengontrol operasional di seputar front office antara lain lobby,

restoran, bar, lounge koridor dan kamar tamu.

e. Membuat laporan setiap shift tentang temuan dan kejadian selama

jam kerjanya.

f. Menyambut tamu VIP bersama dengan Front Office Manager

4. Deskripsi pekerjaan Executive Lounge Manager

Area kerja: executive lounge, executive rooms

Ringkasan pekerjaan: menjamin kepuasan tertinggi tamu dan staf

menurut standar pelayanan sesuai dengan ketentuan di lantai eksekutif

serta bertanggungjawab atas segala aspek operasional di lantai

eksekutif.

Atasan langsung: Assistant FOM

Staf bawahan: Executive Lounge Assistant Manager

Tugas pokok:

a. Memastikan bahwa laporan dan korespondensi untuk departemen

telah terpenuhi dengan tepat dan teliti

b. Memastikan bahwa jadual telah ditetapkan dengan baik

c. Memastikan bahwa data tamu selalu diperbaharui

d. Mengawasi dan memesan barang kebutuhan di lantai eksekutif

e. Membantu dalam membangun efisien tim dengan memperhatikan

kesejahteraan, keselamatan, training dan pengembangan staf

f. Melaksanakan evaluasi karyawan dan meninjau penampilan

keseluruhan, mendiskusikan penampillan dan bidang untuk

perbaikan

g. Mengawasi para staf selalu melakukan metode dan standar yang

telah ditetapkan

h. Memastikan bahwa staf mendapat informasi yang cukup mengenai

kebijaksaan hotel sehubungan dengan pemadam kebakaran,

kesehatan, tunjangan dan keamanan

i. Mempelajari dan mengevaluasi operasional dan standar prosedur di

executive lounge serta memberikan saran untuk perubahan yang

diperlukan

5. Deskripsi pekerjaan Front Desk Supervisor

Area kerja: front office

Ringkasan pekerjaan: memberikan layanan penerimaan dan

keberangkatan tamu di hotel dengan memberikan petunjuk kepada staff

front desk serta mengontrol kode akses komputer di front desk.

Atasan langsung: Duty Manager

Staff bawahan: Front Desk Agent

Tugas pokok:

a. Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di front office

b. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh Front Desk

Agent

c. Memberi persetujuan transaksi paid out tamu untuk jumlah tertentu

d. Memberi persetujuan penggunaan housebank oleh Front Desk

Agent

e. Mengarahkan langkah persiapan penerimaan grup

f. Mengatur jadwal setiap staff front desk

6. Deskripsi pekerjaan Chief Concierge

Area kerja: pintu masuk hotel, lobby, bell desk, counter

Ringkasan pekerjaan: memastikan bahwa semua tamu mendapatkan

pengalaman yang menyenangkan di area pintu masuk hotel, lobby, bell

desk

Atasan langsung : Front Office Manager

Staff bawahan: Bellman, Doorman, Airport Representative

Tugas pokok:

a. Memastikan bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan

training tentang hotel sistem, etiket bertelepon, standar penampilan

serta filosofi hotel.

b. Memberikan training ke staff tentang: prosedur penanganan

barang bawaan untuk tamu VIP dan rombongan,serta penanganan

keluhan tamu

c. Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan

d. Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan

angkutan darat serta laut, sebagai penyedia informasi tentang

aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan.

e. Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan

informasi(sign board) di lobby selalu benar dan akurat.

7. Deskripsi pekerjaan Business Centre Supervisor

Area kerja: area pusat bisnis

Ringkasan pekerjaan: mengatur dan mengarahkan segala aspek fungsi

dari pusat bisnis untuk mencapai kepuasan yang tertinggi dari tamu.

Atasan langsung: assistant FOM

Staff bawahan: Bussiness Centre Secretary

Tugas pokok:

a. Mengawasi staf untuk menjamin kepuasan tamu yang maksimal

melalui penghargaan diri dan perhatian yang hangat dan tepat

b. Mengatur dan menyediakan arahan yang baik untuk keseluruhan

maupun pelaksanaan sehari-hari dan administrasi untuk semua

bagian dalam pusat bisnis

c. Memberikan penilaian terhadap penampilan, kedisiplinan dan

efesiensi semua karyawan di bawah pengawasannya serta

berinisatif untuk mengambil tindakan bila diperlukan

d. Mengontrol dan menganalisa secara berkelanjutan, biaya

pengeluaran departemen sehari-hari untuk menjamin bahwa

pengeluaran tidak melebihi anggaran.

8. Deskripsi pekerjaan Bell Captain

Area kerja: front office, lobby, kamar tamu

Ringkasan pekerjaan: mengurus barang bawaan tamu pada saat

datang, selama menginap di hotel maupun akan pergi meninggalkan

hotel.

Atasan langsung: Chief Concierge

Tugas pokok: Bell Captain

a. Mengatur tugas setiap Bellboy

b. Menerima dan menyimpan barang tamu yang dititipkan di concierge

c. Mencatat dan membukukan setiap barang tamu yang telah

disimpan di luggage room.

d. Memastikan luggage room bersih dan teratur

e. Mengontrol setiap barang yang disimpan atau masih berada di

lobby mempunyai tanda pengenal/ pass nomor barang yang jelas.

f. Mengatur Bellboy untuk menyiapkan trolley atau kendaraan barang

dalam menjemput bus rombongan yang akan ke hotel.

g. Mengarahkan semua Bellboy di setiap shift kerja.

9. Deskripsi pekerjaan Bellboy

Area kerja: lobby, front office, kamar hotel

Ringkasan pekerjaan: membantu tamu dalam hal menangani barang

bawaan mereka luggage delivery dan luggage down

Atasan langsung: Bell Captain

Tugas pokok:

a. Menurunkan barang tamu dari mobil

b. Membawakan barang tamu yang akan check-in

c. Mengantar barang tamu ke kamar tamu sesuai nomor kamarnya.

d. Membantu membawakan barang tamu pada saat check-out dari

kamar ke lobby hotel untuk selanjutnya ke kendaraan tamu.

e. Menyimpan barang tamu dengan tanda khusus (luggage tag) untuk

tamu yang belum datang ke hotel atau tamu yang menitipkan barangnya di belldesk.

10. Deskripsi pekerjaan Door Man/Door Girl

Area kerja: lobby, area depan lobby.

Ringkasan pekerjaan: menyambut tamu dengan membukakan pintu

kendaraan atau pintu lobby hotel.

Atasan langsung: Bell Captain

Tugas pokok:

a. Menyambut dan membukakan pintu mobil tamu

b. Memberikan salam untuk setiap tamu yang datang dengan ramah

dan senyum.

c. Menyapa dan membukakan pintu lobby hotel untuk tamu yang

memasuki atau ke luar lobby.

11. Deskripsi pekerjaan Receptionist/ Front Desk Agent (FDA)

Area kerja: front desk

Ringkasan pekerjaan: menangani registrasi tamu, memberikan

pelayanan sebelum tamu menginap serta menangani check-out tamu

beserta pembayarannya.

Atasan langsung : FO Supervisor

Tugas pokok:

a. Menyambut tamu yang datang di front desk dengan ramah dan

sopan.

b. Melakukan pendaftaran tamu

c. Mencatat uang deposit tamu untuk menginap

d. Menangani tamu check-out

e. Melayani penukaran mata uang asing ke mata uang lokal

f. Memasukkan tamu yang sudah check-in dalam satu laporan harian.

g. Menghitung dan bertanggung jawab atas uang transaksi selama

staff tersebut bertugas pada hari tersebut.

12. Deskripsi pekerjaan Guest Relations Officer

Area kerja: lobby, front office, executive lounge, kamar tamu

Ringkasan pekerjaan: mengantarkan tamu dan memberikan layanan

informasi dan bantuan keperluan tamu selama tinggal di hotel.

Atasan langsung: GR Supervisor

Tugas pokok:

a. Memantau tamu VIP yang menginap, datang dan berangkat

b. Memberikan informasi tentang hotel kepada tamu dan pengunjung

c. Beramahtamah dengan tamu langganan, tamu yang menginap di

lantai eksekutif dan VIP pada saat kedatangan

d. Beramah tamah dengan tamu yang baru pertama kali datang &

tamu yang menginap untuk jangka waktu yang lama(long staying

guest)

e. Membuat kartu ucapan selamat datang(welcome card) untuk tamu

f. Menyambut tamu VIP di lobby

g. Mengantar tamu VIP dan menjelaskan kamar yang akan ditempati

tamu sambil membawakan kunci kamar.

13.Deskripsi pekerjaan telepon Operator

Area kerja : Front Office

Ringkasan pekerjaan: Melaksanakan pengelolaan pelayanaan

telepon/faxcimille dengan berpedoman kepada kebijakan teknis yang

telah ditetapkan oleh manajemen

Atasan langsung : Front Office Supervisor

Tugas Pokok

a. Menjawab telepon yang masuk baik dari internal maupun external

mentransfer langsung ke setiap extension yang dituju

b. Melayani menyambungkan telepon baik dari tamu atau dari

departemen

c. Memeriksa bill telepon dan menyerahkannya langsung ke FO Cashier

d. Menangani pelayanan ”Incoming dan Outgoing”faxcimille dan

langsung membuat bill tersebut

e. Menerima dan mendistribusikan pesan untuk tamu dan departemen

lain

f. Mengetahui lay out hotel dan fasilitasnya

g. Menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan Event Activities dan

fasilitas hotel

h. Mengerti cara pengoperasian PABX

i. Menjaga privacy tamu kamar dalam hal memberikan informasi

terhadap tamu luar

j. Mencocokan print out rekening telepon tamu dengan FO cashier pada

setiap akhir shift

k. Menangani permintaan tamu kamar untuk mem-blokir line teleponnya

(incognito)

l. Menangani pemutaran dan mengatur cassette atau radio

m. Menghadiri rapat bulanan

n. Menjaga hubungan baik dengan tamu, rekan kerja dan departemen lain

o. Selalu menjaga standard ”telephone courtesy”

p. Menjaga kebersihan lingkungan kerja riang Swich Board Operator

q. Selalu tanggap dan cepat memperbaiki keluhan-keluhan atas layanan

telepon

r. Melaksanakan tugas lain sesuai arahan dan perintah atasan

14. Deskripsi pekerjaan Executive Lounge Assistant Manager

Area kerja: executive lounge, executive rooms

Ringkasan pekerjaan: menangani semua keperluan tamu di lantai

eksekutif

Atasan langsung: Executive Lounge Manager

Tugas pokok:

a. Melayani minuman selamat datang dan oshibori(handuk dingin)

pada saat kedatangan

b. Melayani pesanan makanan dan minuman di executive lounge

c. Mengambil dan mengantarkan pakaian cucian dari kamar tamu

d. Membuka, melipat dan membungkus baju tamu

e. Memeriksa semua kamar tamu yang akan datang dan menyiapkan

alat tulis

f. Mengantar tamu ke kamar dan menerangkan fasilitas hotel

g. Mengirim koran, fax masuk dan pesan untuk tamu yang menginap

serta tamu yang akan datang

h. Mengerjakan penyemiran sepatu bila dibutuhkan

i. Sebagai penghubung antara tamu VIP dengan layanan lain seperti

housekeeping, GRO dan Engineering.

15. Deskripsi pekerjaan Airport Representative

Area kerja: bandar udara/airport , lobby hotel

Ringkasan pekerjaan: menjemput dan mengantar tamu dari dan ke

bandara sesuai standar di hotel.

Atasan langsung: Chief Concierge

Tugas pokok:

a. Menyiapkan daftar tamu dan jam kedatangannya di

bandara(expected time of arrival)

b. Menyiapkan kendaraan yang sesuai dengan jumlah tamu dan

bagasi yang diperlukan.

c. Menyiapkan kendaraan alternatif jika tidak ada kendaraan hotel

yang tersedia.

d. Menyiapkan papan penyambutan sesuai dengan nama tamu

e. Menghubungi hotel jika sudah siap menuju hotel atau tamu belum

berhasil dijumpai di bandara.

f. Mengantar tamu dari hotel ke bandara

16. Deskripsi pekerjaan Business Center Secretary Attendant

Area kerja: business center

Ringkasan pekerjaan: melayani tamu yang memerlukan jasa di

business center

Atasan langsung: Chief Business Centre

Tugas pokok:

a. Memberikan layanan pengaturan pertemuan dengan para

usahawan

b. Memberikan layanan penerjemahan, foto copy, pengiriman facsimil

c. Membantu dan mengkonfirmasikan tiket pesanan pesawat

d. Bertanggungjawab dalam menjalankan tugas administrasi yang

berhubungan dengan pusat bisnis

e. Memberikan pelayanan pemakaian internet

Peralatan Yang Digunakan Department Front Office

a. Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel semi otomatis.

1. Front office counter

Counter adalah meja panjang yang digunakan untuk menerima

kedatangan tamu dan tempat menyimpan sebagian peralatan dan

perlengkapan kantor depan.

2. Room rack/rak status kamar

Dalam sistem operasional hotel semi otomatis, room rack berfungsi

untuk mengetahui setiap saat status kamar, room rack ini disusun

berdasarkan no kamar & lantai kamar, untuk mengetahui status

kamar maka digunakan kode warna merah untuk kamar yang

occupied (dihuni), serta diberi tanda kertas kecil (room rack slip/guest

slip) yang akan diselipkan pada room rack untuk mengetahui data

tamu yang menginap. Warna kuning menunjukkan kamar yang vacant

dirty yang artinya kamar tersebut kosong dan masih kotor sehinga

belum bisa dijual, warna bening untuk kamar yang bisa dijual atau

available room. Status kamar lainnya seperti sleep out, out of order,

occupied no luggage akan diberi tanda dengan menyelipkan

slip/kertas kecil yang bertuliskan status SO(Sleep out), OOO(Out Of

Order),OOS (Out of Service) atau ONL(Occupied No Luggage)

3.Information rack

Rak informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang

menginap di hotel, penyusunan rak ini berdasarkan alpabet nama

tamu. Ketika ada tamu yang check in maka akan dibuatkan guest slip

yang diselipkan pada room rack dan information rack. Rak ini

biasanya terdapat di bagian telepon operator dan housekeeping/tata

graha.

4. Reservation rack/rak pemesanan kamar

Rak pemesanan kamar berada di bagian reservasi, rak ini adalah

tempat untuk menempatkan reservation slip, penyusunan rak ini

berdasarkan tanggal kedatangan tamu menginap dihotel serta jenis

tamu.

5. Key and Mail rack/rak kunci kamar dan surat

Rak ini berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuk

tamu. Key & mail rack ini sudah jarang ditemukan pada hotel yang

besar dan hotel yang menggunakan sistem komputer. Hal ini

dikarenakan jarang digunakannya kunci pintu kamar manual, tetapi

menggunakan kunci yang berbentuk kartu (key card/ving card)

sehingga tidak memerlukan tempat khusus untuk menyimpannya.

Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan untuk tamu tidak

memerlukan tempat khusus karena setiap ada pesan/surat untuk

tamu akan dihubungi ke kamar atau diantar ke kamar.

Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel otomatis/komputer

1. Komputer

Di jaman yang sudah canggih ini, penggunaan komputer sangat

penting karena komputer mempunyai kelebihan dibandingkan dengan

sistem manual atau semi otomatis, kelebihannya antara lain data yang

ada lebih akurat, waktu penyimpanan data yang lebih lama dan

pengaksesan data yang lebih cepat. Sistem operasional hotel

komputer yang digunakan banyak jenis nya tergantung pada

kebutuhan hotel, seperti contoh banyak hotel yang menggunakan

sistem Maxial,Fidelio/Micros, Hotel Pro, Realta, HIS dsb.

2. Bill rack

Rak untuk menyimpan tagihan tamu beserta supporting bill (bon

pendukung)nya, rak ini disusun berdasarkan nomor kamar tamu.

3. Safe deposit box

Safe deposit box/kotak tempat menyimpan barang berharga milik

tamu seperti: passpor, dokumen, perhiasan, uang dll. Fasilitas

penyimpanan ini tidak dikenakan biaya jika tamu tersebut menginap

dihotel, apabila tidak menginap dihotel maka akan dikenakan biaya

penyewaan yang besarnya tergantung dari lamanya penyewaan safe

deposit box. Safe deposit box ini terletak tidak hanya di dekat counter

Front Office tetapi umumnya juga tersedia didalam kamar.

4. Paging board

Paging board adalah papan yang digunakan untuk mendapatkan

tamu di sekitar lobby atau di restoran, apabila ada tamu yang

mencarinya atau ada sambungan telepon untuknya, perlengkapan

pendukung paging board yaitu bel yang berfungsi untuk menarik

perhatian tamu.

5. Pigeon Hole

Berguna untuk menyimpan surat/memo untuk internal hotel, segala

surat yang didistribusikan ke bagian kantor depan akan disimpan di

rak ini yang kemudian akan di baca oleh seluruh petugas kantor

depan sebagai informasi terkini

6. Telephone

Telepon berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh staf dalam

hal berkoordinasi untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.

7. Fax machine/mesin fax

Fax merupakan salah satu alat komunikasi yang penting digunakan

dihotel, karena pada masa sekarang ini media/alat bisnis yang paling

sering digunakan dan relatif murah adalah dengan meggunakan

mesin fax. Fax ini akan menerima salinan surat yang dikirim oleh si

pengirim persis sama dengan surat yang dibuatnya.

8. Key drop box

Ketika tamu tidak berada di kamarnya sebaiknya ia menitipkan kunci

kamar di bagian reception untuk menghindari kehilangan serta

diketemukannya kunci oleh orang lain. Key drop box ini berupa kotak

yang berada di counter dan diberi lubang kecil untuk memasukan

kunci yang dititipkan.

9. PABX

PABX (Private Automatic Branch Exchange) adalah alat utama yang

digunakan di bagian operator telepon, alat ini berupa telepon yang terdiri

dari tombol-tombol serta dilengkapi dengan head set dan pengeras suara

untuk menerima sambungan telepon masuk atau melakukan sambungan

keluar hotel.

10.Luggage trolley

Lugagge troley digunakan oleh porter/bellboy yang berfungsi untuk

membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak, ada

beberapa macam trolley yang dikenal dengan bellhop, president, gemini.

11.Key encoder machine

Alat ini berguna untuk memprogram kunci kamar, cara penggunaan

alat ini dengan memasukan nomor kamar dan masa berlakunya kunci

yang biasanya diprogram sampai dengan tanggal keberangkatannya,

alat ini dapat membuat kunci kamar duplikat jika tamu yang berada di

kamar lebih dari satu orang, jenis kunci yang dipergunakannya adalah

kunci yang berbentuk kartu yang juga bisa di program beberapa kali

untuk tamu yang berbeda.

12.Credit card imprinter

Adalah alat untuk mencetak data yang ada di kartu kredit seperti

nama tamu, nomor kartu dan masa berlakunya kartu. Pada era

sekarang ini penggunaan alat ini sudah jarang karena digunakannya

Electronic Data Capture (EDC) machine sebagai pengganti fungsi

credit imprinter ini, namun alat ini digunakan jika jalur/line EDC

machine mengalami kerusakan.

13. EDC (Electronic Data Capture) machine

Berfungsi untuk mencetak kartu kredit tamu, jika pembayaran yang

digunakan kartu kredit. Apabila dana yang diminta hotel disetujui oleh

pihak bank dan bank akan memberikan nomor persetujuan yang akan

tertera pada slip/kertas kartu kredit. Jika bank tidak menyetujui maka

akan terlihat tulisan pada display EDC seperti expired card/kartu

sudah tidak berlaku atau do not honour yang disebabkan tagihan

kartunya melebihi batas yang ditentukan oleh bank.

FORMULIR

Formulir yang umumnya terdapat di bagian kantor depan:

1. Registration form

2. Guest card

3. Meal coupon

4. Welcome drink card 100

5. Guest slip

6. Cash receipt

7. Reservation form

8. Reservation slip

9. Reservation of confirmation letter

10. Bellboy errand card

11. Luggage tag

12. Baggage claim check

13. Parking valet card

14. Change room or rate form

15. Sleep out form

16. Miscellanous form

17. Paid out form

18. Rebate form

19. Bellboy control sheet

20. Message form

21. Safe deposit box card

22. Guest history card

23. Foreign exchange form

24. VIP daily list

25. Today expected arrival list

26. Arrival list

27. Guest in house list

28. Departure list

29. No show list

30. Cancellation list

31. Group rooming list

32. Courtessy call list

33. Onward Reservation Form (for Hotel chain)

34. Incognito/Full Incognito Forms

35. Fruit/Flower Requisition Form

36. Guest Birthday Form

37. Towels Form (for Swimming Pool)

38. Taxi Card

Berikut Struktur Organisasi Housekeeping :

Housekeeping atau Tata Graha adalah salah satu bagian atau department yang ada di dalam hotel yang menangani hal – hal yang berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan dan kesehatan seluruh kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman berada di dalam hotel. Selain itu Housekeeping department merupakan bagian rumah tangga hotel yang bertugas membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor, lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s room, linen dan uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.

Tugas Housekeeping Deparment

1. Menciptakan suasana hotel yang bersih ,menarik,nyaman ,dan aman.

2. Memberikan pelayanan di kamar dengan sebaik-baiknya kepada tamu, supaya tamumerasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel.

3. Penyiapan ,penataan,dan pemeliharaan kamar-kamar.

4. Bertanggung jawab atas pemeliharaan kebersihan seluruh outlet dan ruangan umum dihotel.

5. Melaporkan dan membawa lost and found pada supervisor

6. Mengenakan seragam hotel,sepatu dan kaus kaki yang ditentukan.

B. JOB DESKRIPSI

Struktur organisasi di Tata Graha atau housekeeping dipengaruhi oleh besar atau kecilnya hotel, banyak atau sedikitnya karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel. Semakin besar hotel, semakin rumit pula struktur yang digunakan, begitu pula sebaliknya jika hotel itu kecil, maka struktur organisasinya pun sederhana. Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dibagian tata graha atau housekeeping yaitu :

A. EXECUTIVE HOUSEKEEPING

NAMA JABATAN : EXECUTIVE HOUSKEEPER

DIVISI : ROOM DIVISION

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : GENERAL MANAGER

Bawahan Langsung : ASSISTANT EXECUTIVE HOUSEKEEPER

TANGGUNG JAWAB JABATAN

1. Bertanggung jawab terhadap kebersihan, keindahan dan kenyamanan seluruh lingkungan dan area hotel, meliputi :

- Kamar tamu hotel.

- Koridor setiap lantai.

- Public Area (lobby, restaurant, Pub/Lounge).

- Taman/garden (seluruh tanaman baik yang ada di pot maupun di hotel termasuk rumput).

- Seluruh office area (utility termasuk locker karyawan).

2. Menjaga seluruh investasi yang berada di bawah pengawasan Housekeeping Department.

URAIAN TUGAS

1. Mengkoordinir bidang kerja seluruh staf housekeeping.

2. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu :

- General cleaning

- Decoration

- Perubahan atau penggantian susunan ruang dan lain-lain.

3. Mengadakan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.

4. Menyediakan barang-barang (alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan housekeeping dan merawatnya.

5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.

6. Mengandakan kontrol dalam segi penghematan tanpa mengurangi standard Hotel Bintang Tiga.

7. Mengadakan inspeksi di semua tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on the spot checking.

8. Mengadakan pengawasan agar dapat berjalan lancar antara rencana kerja yang telah tersusun dengan pelaksanaannya serta mengurangi hambatan-hambatan yang ditimbulkannya.

9. Menampung, menelaah dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.

10.Memberikan perhatian yang lebih baik kepada para tamu VIP.

11. Mengadakan pendidikan dan memberikan petunjuk-petunjuk yang dalamusaha menggunakan metode-metode kerja yang benar serta menciptakan suasana kerja yang nyaman di lingkungan department housekeeping.

12. Mengontrol semua barang yang dikirim untuk housekeeping sesuai standard yang ada.

13. Mengadakan pertemuan atau meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah dilakukan (evaluasi kerja).

14. Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.

B. ASSISTANT EXECUTIVE HOUSEKEEPING

NAMA JABATAN : ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER

DIVISI : ROOM DIVISION

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : EXECUTIVE HOUSEKEEPER

Bawahan Langsung : HK Coord.

- Order Taker/Linen

- Roomboy

- Houseman

- Gardener

TANGGUNG JAWAB JABATAN ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER

1. Pelaksanaan operasional di Housekeeping Department, yaitu terhadap kebersihan, keindahan dan kenyamanan seluruh lingkungan dan area hotel, yang meliputi :

- Kamar tamu hotel.

- Koridor setiap lantai.

- Public Area (lobby, restaurant, Pub/Lounge).

- Taman/garden (seluruh tanaman baik yang ada di pot maupun di hotel termasuk rumput).

- Seluruh office area (utility termasuk locker karyawan).

2. Menjaga seluruh investasi yang berada di bawah pengawasan Housekeeping Department.

3. Melaksanakan administrasi housekeeping department.

URAIAN TUGAS ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER

1. Menerima laporan dari Front Office, EA, ED dan Group Informan

2. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu :

• General cleaning

• Decoration

• Perubahan atau penggantian susunan ruang dan lain-lain.

3. Mengadakan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.

4. Menyediakan barang-barang (alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan housekeeping dan merawatnya.

5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.

6. Mengandakan kontrol dalam segi penghematan tanpa mengurangi standard Hotel Bintang Tiga

7. Mengadakan inspeksi di semua tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on the spot checking.

8. Mengadakan pengawasan agar dapat berjalan lancar antara rencana kerja yang telah tersusun dengan pelaksanaannya serta mengurangi hambatan-hambatan yang ditimbulkannya.

9. Menampung, menelaah dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.

10. Memberi perhatian yang lebih baik kepada para tamu VIP.

12. Mengadakan pertemuan atau meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah dilakukan (evaluasi kerja).

13. Secara periodeik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.

C. OFFICE BOY

NAMA JABATAN : OFFICE BOY (UTILITY)

DIVISI : HOUSEMAN

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB Houseman Section

1. Melaksanakan Kebersihan

• Setiap Office yang ada di Gedung Utility.

• Koridor dari samping Kitchen sampai depan Office Engineering.

• Ruang Makan Karyawan (EDR).

• Locker karyawan (putra dan putri).

• Area parkir kendaraan karyawan dan area parkir supplier yang datang.

• Pool Deck tempat penyimpanan kardus, koran dan barang bekas lainnya.

2. Menyiapkan air aqua galon untuk karyawan di Office lainnya dan Department Head di officenya masing-masing (di Utility).

3. Mendistribusikan setiap surat yang masuk ke department yang bersangkutan dan mengirim surat-surat keluar.

URAIAN TUGAS HOUSEMAN SECTION

1. Membersihkan seluruh area Utility.

2. Membersihkan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di utiliti.

3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.

4. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.

5. Merawat tanaman yang ditemaptkan di Utility dan membersihkannya.

6. Membersihkan area parkir baik kendaraan karyawan di depan maupun kendaraan atau mobil supplier di belakang Utility.

7. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor atau atasannya.

8. Pada periode tertentu melaksanakan General Cleaning.

9. Merencanakan dan melaksanakan Post Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat, tikus dan jenis serangga lainnya).

10. Menyiapkan dan menyediakan minum untuk Departemen Head dan karyawan (di Personnel Office dan EDR).

11. Mendistribusikan surat masuk ke department yang bersangkutan, dan mengirim surat keluar.

12. Menerima atau melaksanakan perintah atasan lainnya.

13. Bekerjasama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.

D. GARDENER

NAMA JABATAN : GARDERNER

• DIVISI : -

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

Bawahan Langsung : -

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB GARDENER

1. Melaksanakan Kebersihan, merawat dan memelihara :

a. Seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot maupun di taman.

b. Seluruh area taman rumput (garder, termasuk di depan EngineeringOffice/EDR.

2. Melaksanakan kebersihan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.

3. Memanfaatkan, memelihara, merawat dan mengembangkan tanaman untuk Mini Garder.

URAIAN TUGAS

1. Membersihkan, merawat dan menata seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot maupun di taman.

2. Membersihkan, merawat dan menata atau memotong semua rumput yang ada di

area taman rumput (garder).

3.Mengembangkan, memelihara dan menata tanaman untuk kebutuhan Mini Garder.

4.Menyapu dan membersihkan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.

5.Mencuci dan membersihkan tempat sampah.

6. Membuang sampah yang ada di setiap Tong Sampah ke tempat Bak Sampah yang telah tersedia di Utility belakang.

7. Membersihkan dan memelihara semua peralatan kerjanya.

E. HOUSEMAN

• NAMA JABATAN : HOUSEMAN (PUBLIC AREA)

• DIVISI : ROOM DIVISION

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Melaksanakan Kebersihan setiap Public Area, Offices, Lobby, Restaurant, Lounge, Bar, toilet, Meeting Room dan lain-lain.

2. Mengecek dan melaksanakan kebersihan di luar area gedung hotel (garder, koridor depan Arcade/tempat yang disewakan setiap salon, tangga menujuswimming pool) dan sebagainya.

3. Menjaga, merawat, menempatkan dan mengganti tanaman pot yang ditemaptkan atau dileketakkan di Public Area tersebut di atas pada point 1, untuk keindahan dan kenyamanan tamu yang datang dan melihatnya.

URAIAN TUGAS

1. Membersihkan seluruh Public Area (Office, lobby, restaurant, pub atau lounge, bar, toilet-toilet, meeting room, arcade dan lainnya).

2. Membersihkan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di Public Area.

3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.

4. Set-up function, restaurant dan ruang pertemuan bilamana ada meeting, party dan lain-lain.

5. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.

6. Merawat tanaman dan membersihkannya.

7. Merubah dan mengatur kembali susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi (kurang bagus).

8. Membersihkan parkir area tamu (bekerjasama dengan gardener.

9. Melaporkan segaka kerusakan, kehilangan, kejadian-kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor.

10. Pada periode tertentu melaksanakan General Cleaning.

11. Merencanakan dan melaksanakan Pest Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat, tikus dan jenis serangga lainnya).

12. Menerima atau melaksankaan perintah atasan.

13. Bekerjasama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.

14. Membuat mini garden untuk meeting room.

F. ROOM BOY

• NAMA JABATAN : ROOM BOY

• DIVISI : ROOM DIVISION

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI Atasan langsung : HK SUPERVISOR

Bawahan langsung :

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Melaksanakan Kebersihan setiap kamar berikut kelengkapannya.

2. Melaksanakan keersihan Roomboy Station dan Roomboy Trolley berikut kelengkapannya.

3. Melaksanakan kebersihan setiap koridor..

URAIAN TUGAS

1. Mengecek semua kamar pada permulaan shiftnya dan membuat Room Boy Sheet mengenai situasi kamar ssuai dengan kode yang telah ditentukan.

2. Mengambil linen atau towel, cleaning supplies, guest supplies dan perlengkapan atau peralatan kerja lainnya, kemudian diatur ke trolley dan lain-lain.

3. Mengontrol inventaris, kondisi kebersihan dan kelengkapan setiap kamar di flornya masing-masing.

4. Membersihkan, mengganti dan melengkapi sesuai standard :

- Bed room

- Bath room

- Furniture dan kelengkapan kamar lainnya.

5. Making bed.

6. Mengganti linen atau towel yang kotor dis etiap kamar.

7. Vacuum cleaning, mengepel lantai untuk kamar-kamar tanpa karpet.

8. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada FO dan HK Supervisor.

9. Menolong Valet (Laundry) untuk mengumpulkan cucian tamu yang dilaundrykan.

10. Menolong Room Service mengeluarkan piring atau alat makan yang kotor.

11. Mengembalikan linen atau towel, sisa guest supplies, cleaning supplies, cleaning equipment ke Linen Room/Roomboy Station Floor masing-masing.

12. Membersihkan atau mengatur kembali trolley.

13. Menerima atau melaksanakan perintah atasan.

14. Bekerja sama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.

G. LINEN / UNIFORM ATTENDANT

NAMA JABATAN : LINEN / UNIFORM ATTENDANT

DIVISI : ROOM DIVISION

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Melaksanakan Kebersihan, kerapian, kelengkapan dan perawatan semua Linen / Uniform Karyawan berikut administrasinya.

2. Melaksanakan tugas sebagi Order Taker atas semua permintaan tamu yang masuk ke Department Housekeeping, berikut administrasinya.

3. Merangkai bunga dan kelengkapannya.

URAIAN TUGAS

1. Mengirim linen kotor dan menerima linen bersih ke/dari Laundry dan menata rapi pada temaptnya berikut perhitungan dan administrasinya.

2. Menarik, mengganti, merangkai bunga dan menempatkannya pada tempat yang diperlukan dan telah ditentukan.

3. Menjahit, memperbaiki linen atau uniform yang rusak dan merawat mesin jahit.

4. Melaporkan bila ada kejadian yang tidak semestinya.

5. Mengubah status kamar dan informasi ke FO.

6. Menerima informasi dari FO sehubungan dengan tamu, dan meneruskan ke Roomboy untuk segera di follow-up.

7. Membuat file dan mendistribusi kan kepada yang besangkutan Laporan Bulanan untuk permintaan atau pemakaian :

- Expected Arruvaks/Departures

- Guest Supplies

- Cleaning Supplies

- Paper Supplies

- Printing and Stationaries

- Miscellaneous and Other Expenses.

- Dan administrasi lainnya.

8. Menerima, mencatat, menyimpan dan mengmbalikan ke alamat tamu barang Lost and Found yang ditemukan di lingkungan area hotel, baik dari kamar tamu maupun Public Area.

9. Membuat dan melaksanakan :

- Purchase dan Store Requisition yang telah disetujui oleh atasannya untuk kebutuhan HK Dept baik untuk kelengkapan tamu, public area maupun office.

- Working Schedule untuk karyawan dan trainee yang telah disetujuan atasannya.

- Work Order bila ada kerusakan ataupun perbaikan pada kamar-kamar dan pada area berdasarkan laporan dari section-section di HK dan section atau departemen lain yang diterima.

- Inventory Linen Housekeeping and Linen FB serta rekapitulasi Lost Towel bulanan.

10. Menerima semua telepon dan pesan yang masuk kemudian menyampaikan kepada yang bersangkutan atau menulisnya di Log Book untuk segera follow-up.

H. LINEN / UNIFORM STAFF AND ORDER TAKER

• NAMA JABATAN : LINEN / UNIFORM STAFF AND ORDER TAKER

• DIVISI : ROOM DIVISION

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

Bawahan Langsung :

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

LINEN / UNIFORM STAFF + ORDER TAKER

1. Melaksanakan Kebersihan, kerapian, kelengkapan dan perawatan semua Linen / Uniform Karyawan berikut administrasinya.

2. Melaksanakan pengaturan, penysunan dan order rangkaian bunga untuk keindahan dan kenyamanan hotel.

3. tugas sebagi Order Taker atas semua permintaan tamu yang masuk ke Department Housekeeping, berikut administrasinya.

URAIAN TUGAS

LINEN / UNIFORM STAFF + ORDER TAKER

1. Bertanggung jawab atas :

- Jumlah linen/towel dan uniform yang ada di Linen Room.

- Kebersihan, kerapian linen dan uniform room.

- Pembagian linen/towel kepada Roomboy dan Houseman.

- Pembagian Geust Paper dan Cleaning Supplien kepada Roomboy dan Houseman.

2. Membuat file atau administrasi dan melaksanakan permintaan :

a. Purchase dan Storage Requisition yang telah disetujui oleh atasannya untuk kebutuhan HK Department baik untuk kelengkapan kamar tamu, public area maupun office.

b. Working schedule untuk karyawan dan trainee.

c. Work order bila ada kerusakan ataupun perbaikan pada kamar tamu dan public area berdasarkan laporan dari section-section di HK dan Section atau department lain yang diterimanya.

d. Inventori linen HK, linen FB dan rekapitulasi lost towel bulanan.

3. Merangkai, merawat dan mengganti rangkaian bunga untuk rooms public area dan tempat-tempat yang diperlukan.

4. Membuat schedule pencucian curtain, bed cover, blanket dan lain-lain.

5. Membuat, file dan mendistribusikan kepada yang bersangkutan laporan bulanan mengenai :

a. Towel / linen and uniform.

b. Pemakaian guest, paper dan cleaning supplies.

c. Pemakaian printing dan stationaries.

d. Pemakaian bunga atau flower dan pemakaian atau administrasi lainnya.

6. Menjahit, memperbaiki linen atau uniform yang rusak serta merawat mesin jahit.

7. Menerima semua telepon, informasi atau pesan yang masuk, kemudian menyampaikan kepada yang bersangkutan atau menulisnya di Log Book untuk segera di follow-up.

8. Melaporkan kepada atasan bila ada kejadian yang tidak semestinya.

9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasannya.

lainnya.

I. HOUSEKEEPING SUPERVISOR

• NAMA JABATAN : HOUSEKEEPING SUPERVISOR

• DIVISI : ROOM DIVISION

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : EXECUTIVE HOUSKEEPER

Bawahan Langsung : - Room Boy

- Linen

- Houseman

- Garderner

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

HOUSEKEEPING SUPERVISOR

1. Melaksanakan seluruh pelaksanaan operasional di Department HK.

2. Melaksanakan administrasi di Department Housekeeping.

3. Melaksanakan pengawasan dan pengecekan tentang kebersihan, kelengkapan kamar, koridor, station atau linen room yang tidak semestinya.

4. Melaksanakan pengecekan terhadap kebersihan dan keindahan public area (lobby, restaurant dan garden) dan utility.

URAIAN TUGAS

HOUSEKEEPING SUPERVISOR

1. Menerima Laporan dari Front Desk kamar yang expected arrival, dan ED, memperhatikan serta meneruskan ke bawahan (Roomboy).

2. Mengecek kamar-kamar dan public area terutama terhadap tamu CIP.

3. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya.

4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada bawahannya.

5. Mengawasi administrasi operasional di Department Housekeeping serta Material Requisition.

6. Memberikan petunjuk serta mengorganisir General Linen Room atau Uniform dan Roomboy Station.

7. Bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage.

8. Menerima laporan dari bawahannya dan meneliti serta bila perlu membuat Request for Repair.

9. Menghandle Lost and Found.

10. Membuat inventory linen, guest supplies, cleaning supplies dan lain-lain setiap akhir bulan.

11. Membuat laporan tentang lost report, damage report bulanan.

12. Membuat time schedule untuk karyawan Department Housekeeping.

13. Memimpin set-up dan clear-up furniture bila ada function dan lain-lain.

14. Mengatur cuti dan ijin karyawan.

15. Mengadakan pengecekan seluruh area hotel termasuk garden.

16. Menghubungi segera atasan, bila terjadi hal yang tidak semestinya.

J. ROOMBOY SUPERVISOR

• NAMA JABATAN : ROOMBOY SUPERVISOR

• DIVISI : ROOM DIVISION

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

Kedudukan dalam organisasi

Atasan langsung : executive houskeeper

Bawahan Langsung : Room Boy

TANGGUNG JAWAB JABATAN ROOMBOY SUPERVISOR

Melaksanakan, mengawasi, mengecek kebersihan dan kelengkapan semua kamar-kamar, koridor dan roomboy station.

URAIAN TUGAS ROOMBOY SUPERVISOR

1. Mempersiapkan dan mengecek semua stock dan kebutuhan yang ada di roomboy station.

2. Membagi Wing Card dan peralatan kerja kepada masing-masing Roomboy.

3. Membersihkan semua kamar yang menjadi tanggung jawabnya.

4. Memimpin dan melatih pekerjaan Roomboy.

5. Menerima laporan kamar dari roomboy dan meneliti kebenarannya, lalu menindaklanjuti sampai tuntas.

6. Membuat laporan-laporan tentang kamar (kerusakan kamar, kamar VIP dan sebagainya).

7. Melaporkan langsung mengenai kehilangan, kerusakan-kerusakan yang terjadi pada barang milik tamua tau kejadian lain ke atasan.

8. Mengecek dan meneliti hasil perbaikan-perbaikan dalam kamar yang dilakukan oleh Engineering.

9. Mengecek dan meneliti hasil kerja akhir roomboy dan general cleaning.

10. Memerikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.

11. Menerima supply linen/towel dan membagikan kepada roomboy.

12. Mengecek dan menghitung linen/towel yang akan dikirim ke laundry bersama dengan staf linen (linen attendant).

13. Membuat laporan tentang pekerjaan yang dilakukan hari itu dan menulisnya pada Log Book.

14. Menyerahkan Ving Card kepada roomboy shift berikutnya.

15. Membuat working schedule roomboy.

K. HOUSEMAN SUPERVISOR

NAMA JABATAN : HOUSEMAN SUPERVISOR

DIVISI : ROOM DIVISION

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

Kedudukan Dalam Organisasi

Atasan langsung : executive houskeeper

Bawahan Langsung : Houseman

TANGGUNG JAWAB JABATAN HOUSEMAN SUPERVISOR

Melaksanakan, mengawasi, mengecek kebersihan, kerapian dan keindahan semua public area di hotel termasuk garden, swimming pool dan utility.

URAIAN TUGAS HOUSEMAN SUPERVISOR

1. Membuat working schedule untuk houseman.

2. Memimpin, melatih, mengawasi dan mengecek hasil pekerjaan houseman, gardener dan swimming pool attendant.

3. Mengecek kebersihan dan keindahan semua area hotel yang menjadi tanggung jawabnya kecuali kamar-kamar (rooms).

4. Merencanakan dan membuat schedule untuk general cleaning.

5. Mengecek penggunaan housekeeping equipment, cleaning equipment, cleaning supplies dan lain-lain.

6. Melaporkan langsung ke atasan bila terjadi kehilangan, kerusakan dan perbaikan-perbaikan yang diperlukan baik pada peralatan kerja maupun lingkup area kerja yang menjadi tanggung jawabnya.

7. Mengawasi pemeliharaan houskeeping equipment.

8. Mengawasi, merencanakan dan melaksanakan penyemprotan pest control.

9. Mengawasi, menyusun set-up function dan perubahan-perubahan susunan ruangan.

10. Mengatur semua tanaman yang ada termasuk pemotongan rumput, pembibitan dan kebersihannya.

11. Merubah susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi.

12. Mendidik dan melatih pegawai atau trainee baru apabila ada.

13. Membuat laporan tentang pekerjaan yang dilakukan hari itu dan menulisnya pada log book.

Formulir yang Digunakan pada Housekeeping

Jenis-jenis formulir yang dipergunakan administrasi di Housekeeping antara lain:

Cari Blog Ini

ROOM DIVISION

ROOM DIVISION

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

FRONT OFFICE DEPARTEMENT

Room Division